Catatan Dibalik Kesuksesan Penyelenggaraan PON XIX dan Peparnas XV Tahun 2016    Jawa Barat

oleh: Dani Ramdan (Sekretaris Dinas Pemuda Olahraga Provinsi Jawa Barat/Wakil Sekretaris II PB PON XIX dan Peparnas XV 2016 Jawa Barat) 

Pekan Olahraga Nasional (PON) XIX Jawa Barat yang berlangsung mulai tangal 17 sampai dengan 29 Sepetember 2016 telah terselenggara dengan sukses. Diikuti kemudian dengan Pekan Paralympic Nasional (Peparnas) XV  yang berlangsung mulai tanggal 15 sampai dengan 24 Oktober 2016 juga dengan sukses.

Ada empat indikator sukses atau biasa disebut sebagai “Catur Sukses” yang bisa digunakan sebagai tolok ukur keberhasilan penyelengaraan PON XIX dan Peparnas XV, yakni sukses penyelenggaraan, sukses prestasi, sukses pemberdayaan ekonomi, dan sukses administrasi.

Sukses Penyelenggaraan

Beberapa data dan informasi yag bisa dirujuk untuk mengukur sukses penyeleggaraan, antara lain bawa seluruh pertandingan yang digelar di 44 cabang dan 61 disiplin olahraga di 16 Kabupaten/Kota dapat berjalan sesuai jadwal, hanya ada 1 cabor yang memperpanjang jadwal pertandingannya karena kendala cuaca.

Ada beberapa pertandingan yang sempat terkendala oleh adanya protes dan sedikit kericuhan, namun seluruh pertandingannya dapat dilanjutkan kembali hingga babak final. Jika dikalkulasi dari 5.205 pertandingan yang berlangsung selama PON, tercatat hanya 10 pertandingan yang sempat terkendala, artinya hanya mencapai 0,2 persen.

Kemudian jika diukur dari jumlah sengketa pertandingan yang diajukan kepada Dewan Hakim PB PON XIX hanya mencapai 9 perkara, jauh menurun dari PON sebelumnya yang mencapai 21 perkara.

Demikian pula penyelenggaran opening & closing ceremony PON XIX berlangsung aman, lancar, meriah dan megah, sehingga video dan foto-fotonya sempat menjadi viral di berbagi media sosial dan trending topic di tweeter.

Dari pelayanan pendukung pertandingan seperti layanan akomodasi, konsumsi, transportasi, kesehatan, keamanan dan sistem informasi nyaris tidak ada keluhan yang siginifikan dari para peserta, demikian juga dari ketersediaan sarana prasarana venues dan peralatan pertandingan, hampir semua peserta dan panitia pelaksana menyatakan kepuasannya.

Untuk penyelenggaraan Peparnas XV seluruh pertandingan di 13 cabor dan 542 Nomor Pertandingan dapat diselenggarakan sesuai jadwal seluruhnya. Tidak ada kericuhan sama sekali apalagi sengketa pertandingan, seluruhnya berjalan lancar.

Dari pelayanan pendukung pertandingan seperti layanan akomodasi, konsumsi, transportasi, kesehatan, keamanan dan sistem informasi tidak ada keluhan dari para peserta, demikian juga dari ketersediaan sarana prasarana venues dan peralatan pertandingan, hampir semua peserta dan panitia pelaksana menilai layanan PB Peparnas XV merupakan yang terbaik dalam sejarah penyelenggaraan Peparnas di Indonesia.

Demikian pula penyelenggaran opening & closing ceremony Peparnas XV berlangsung aman, lancar, meriah dan menghadirkan suasana dan kesan yang berbeda dengan PON sesuai tag line “Lampaui Keterbatasan, raih prestasi !”

Hal yang cukup menonjol dalam penyelenggaraan Peparnas XV adalah pemberitaan dan foto-foto pertandingan maupun aktifitas di luar pertandingan termasuk upacara pembukaan dan penutupan yang banyak dimuat di media massa maupun media sosial, khususnya  dari sisi humanis para atlet Paralympian yang cukup banyak menyedot perhatian masyarakat dan media.

Sukses Prestasi

Sukses prestasi dapat diukur dari jumlah rekor yang terpecahkan dalam penyelenggaraan PON XIX yang mencapai 64 rekor PON dan 4 rekor nasional. Hal ini jauh meningkat dari PON_PON sebelumnya.

Selanjutnya pada PON XIX ini juga lahir legenda-legenda baru olahragawan Indonesia, seperti atlet renang Jawa Barat yang berhail meraih 8 medali emas dalam PON kali ini, kemudian ada atlet-atlet yang telah 3 kali berturut-turut bahkan lebih berpartisipasi dan meraih medali emas pada ajang PON.

Disamping itu banyak sekali atlet remaja yang mampu menunjukkan prestasi gemilang, menerobos dominasi atlet-atlet senior di berbagai cabang olahraga yang dipertandingkan.

PON XIX Tahun 2016 juga menjadi PON yang mempertandingkan Cabor dan Nomor Pertandingan terbanyak sepanjang sejarah PON di Indonesia.

Dalam penyelenggaraan Peparnas XV, telah tercipta 104 rekor baru, terdiri dari 77 rekor Peparnas baru,  dan 27 rekor Peparnas yang melampui catatan rekor Asian Paragames.

Juga seperti PON dalam Peparnas XV ini juga banyak lahir atlet Paralympian remaja berprestasi yang sangat berpotensi meraih prestasi Asia bahkan dunia dimasa depan.

Sukses Pemberdayaa Ekonomi

Perhelatan PON XIX  dan Peparnas XV telah dirasakan menjadi berkah bagi banyak pelaku ekonomi, mulai dari sektor kontruksi yang bergerak dalam kegiatan penyiapan venues dan jalan akses menuju venues, sektor Industri peralatan olahraga, pelaku ekonomi di sektor perhotelan, restoran, kuliner dan juga para pelaku usaha sektor transportasi, konveksi, kerajinan dan pariwisata yang meningkat omset usahanya selama penyelenggaraan PON dan Peparnas di Jawa Barat.

Dari peluang yang tercipta dengan hadirnya ratusan ribu atlet, official dan para pendukungnya dari seluruh pelosok tanah air ke Jawa Barat, serta ketersediaan puluhan infrastruktur keolahragaan berstandar nasional dan internasional serta ketersediaan infrastruktur pendukungnya ex PON dan Peparnas ini, kedepan Jawa Barat juga dapat meraih keuntungan ekonomi yang cukup signifikan.

Dengan demikian manfaat ekonomi dari penyelenggaraan PON XIX dan Peparnas XV bagi Jawa Barat tidak hanya dirasakan pada saat persiapan dan penyelenggaraannya saja, namun juga optimis dapat dirasakan setelahnya, yakni dari peningkatan kunjungan wisatawan maupun transaksi bisnis yang akan terjadi kedepan.

Sukses Administrasi

Indikator sukses administrasi tercermin dari terwujudnya tata kelola administrasi penyelenggaraan PON dan Peparnas yang baik, sistem dan prosedur penatausahaan  keuangan  dan barang yang akuntabel, tersusunya laporan pertanggungjawaban yang auditable serta terpenuhinya seluruh ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan penyelenggaraan PON dan Peparnas.

Pada saat tulisan ini disusun seluruh laporan keuangan PB PON XIX dan Peparnas XV masih sedang diaudit oleh BPK. Diharapkan hasil audit nanti bisa memperoleh opini wajar tanpa pengecualian, sehingga bisa menjadi ukuran tercapainya sukses administrasi.

Kiat Sukses PON XIX & Peparnas XV

Kunci keberhasilan yang pertama dari penyelenggaraan PON XIX dan Peparnas XV adalah adanya visi dan komitmen yang kuat dari  Gubernur selaku Ketua Umum beserta seluruh jajaran pimpinan PB PON XIX dan Peparanas XV, untuk menorehkan sejarah Jawa Barat sebagai penyelenggara PON dan Peparnas terbaik. Visi dan komitmen tersebut secara intensif diinternalisasikan kepada seluruh jajaran panitia dan stakeholders dalam setiap kesempatan, melalui pesan “Catur Sukses PON XIX dan Peparnas XV” yakni sukses penyelengaraan, sukses prestasi, sukses pemberdayaan ekonomi dan sukses administrasi,

Upaya lainnya adalah melakukan penyusunan dan penyempurnaan secara berkesinambungan struktur organisasi, personil, tata kerja dan job description PB PON XIX dan Peparnas XV, sehingga diperoleh komposisi personil dan formulasi ketatalaksanaan PB yang semakin ideal dari waktu ke waktu.

Berikutnya adalah penyusunan regulasi, baik yang bersifat umum maupun teknis secara lengkap dan komprehensif disertai internalisasi kepada seluruh jajaran PB secara intensif.

Berbagai regulasi yang dibuat baik oleh Gubernur/Pem.Prov Jabar maupun Ketua Umum PB PON XIX dan Peparnas XV meliputi :

•       Pedoman Umum Penyelenggaraaan PON XIX dan Peparnas XV

•       Pedoman Umum Pengelolaan Keuangan beserta pedoman-pedoman teknisnya yang meliputi pedoman penganggaran, pedoman penatausahaan, kebijakan akutansi, serta pedoman pelaporan dan pertanggungjawaban keuangan.

•       Pedoman teknis pengadaan barang/jasa dan penatausaan barang

•       Pedoman tata naskah

•       Pedoman umum dan pedoman  teknis pelayanan bagi peserta PON XIX dan Peparnas XV mencakup pelayanan registrasi & akreditasi, kedatangan & kepulangan, akomodasi, konsumsi, transportasi, kesehatan, keamanan, dan layanan sistem informasi.

Sampai saat ini telah diterbitkan :

•       8 Peraturan Gubernur dan Keputusan Gubernur;

•       47 Peraturan Ketum PB PON & Peparnas;

•       47 Keputusan Ketum PB PON & Peparnas;

•       35 Kesepakatan Bersama (MoU)

•       391 Perjanjian Kerjasama

•       1 Sertifikasi Hak Kekayaan Inteletual

•       1 Proses pendirian Badan Hukum

•       25 Kesepakatan Bersama dengan Bupati & Walikota

•       25 Berita Acara Kerjasama Pemanfaatan Venue

Faktor keberhasilan lainnya adalah dikembangkannya prosedur penjaminan mutu dan akuntabilitas melalui :

•       Pembentukan Komisi Pengawasan Internal (KPI) yang terdiri dari para pejabat/personil BPKP dan Inspektorat Prov. Jabar, dengan tugas dan fungsinya :  1) memberikan pendampingan pada  proses penyusunan regulasi, proses penganggaran, hingga pelaporan dan pertanggungjawaban keuangan dan barang; 2) melakukan pengawasan internal proses penatausahaan uang dan barang.

•       Pembentukan Tim Advokasi Hukum yang terdiri dari pejabat/personil POLDA Jabar, Kejaksaan Tinggi Jabar dan para advokat professional, dengan tugas dan fungsinya : 1) memberikan advokasi ataupun legal opinion pada proses penyusunan kontrak, kerjasama, dan tindakan hukum lainnya; 2) memberian pendampingan pada proses pengadaan barang/jasa PB PON & Peparnas.

•       Pembentukan Sekretariat Layanan Pengadaan (SLP) barang/jasa PB PON XIX dan Peparnas XV, yang terdiri dari pejabat/personil PNS Pemprov Jabar yang bersertifikat Ahli Pengadaan Barang/Jasa, dengan tugas dan fungsi membantu para Pengelola Anggaran (PA) di PB PON & Peparnas dalam melaksanakan proses pengadaan barang/jasa.

•       Dalam struktur PB PON XIX dan Peparnas XV, para Ketua Kompartemen ditetapkan sebagai Pengelola Anggaran (PA), Ketua Bidang sebagai Pengelola Kegiatan (PK), dan di setiap Kompartemen dan Bidang diangkat Bendahara Pengeluaran/Penerimaan (BP), Bendahara Pengeluaran/Penerima Pembantu (BPP), serta Pejabat Verifikatur, Pelaporan dan Pertanggungjawaban (PVPP), dengan tugas dan fungsi sebagaimana PA, PPK, BP, BPP dan Verifikatur di lingkugan Pemda, sehingga mekanisme pengelolaan keuangan serta pengadaan dan pengeloaan barang/jasa PB berjalan seperti standar yang berlaku di instansi pemerintah.

Untuk meningkatkan kinerja organisasi PB PON XIX dan Peparanas XV, disamping struktur formal Panitia Inti PB PON XIX dan Peparnas XV yang seluruhnya diisi oleh para pejabat struktural eselon II terkait di Pem. Prov Jabar, dikembangkan pula struktur “semi formal” yang terdiri dari jejaring para person in charge (PIC) dari setiap Bidang.

Para PIC ini adalah personil di setiap Bidang, baik PNS maupun Non PNS, yang diberikan kepercayaan dan wewenang oleh para Ketua Bidangnya menjadi representasi Bidang dalam rapat-rapat dan koordinasi rutin PB PON dan Peparnas, sehingga dapat mengambil keputusan yang sifatnya operasional.

Peran para PIC ini menjadi signifikan mengingat para Ketua Bidang dan jajaran terasnya yang merupakan para pejabat struktural Pem. Prov Jabar masih memiliki tugas dan tangungjawab di instansinya masing-masing, sehingga tidak bisa full time menanani PON dan Peparnas. Dengan demikian melalui para PIC inilah tugas dan fungsi Bidang-Bidang dapat berjalan susuai rencana dan sasaran kinerja.

Faktor lain ynag juga perlu diulas adalah peran Sekretariat Umum PB yang signifikan sebagai simpul koordinasi sekaligus motor penggerak Kompartemen dan Bidang-Bidang, karena diisi oleh personil yang kompeten dan didukung tenaga-tenaga administrasi penuh waktu .

Disamping itu ada pula bantuan dari Project Management Office (PMO) sebagai in house consultant PB PON XIX dan Peparnas XV, khususnya dalam melakukan integrasi perencanaan, scanning dan tracking capaian kinerja Bidang-Bidang.

Penutup

Demikian sekelumit catatan yang mencoba mengulas sejauh mana kesuksesan penyelenggaraan PON XIX dan Peparans XV, serta menggali kiat-kiat atau faktor-faktor yang dapat menjadi pendorong keberhasilan dan kesusksesan tersebut. Tentu tulisan ini belum didasarkan pada analisis dan kajian sesuai metode ilmiah yang memadai, untuk itu diperlukan penelitian dan pengkajian lebih lanjut agar dari pengelaman menyelenggarakan PON XIX dan Peparnas XV ini dapat dipetik pelajaran-pelajaran berharga bagi peningkatan kesuksesan penyelengaraan PON dan Peparanas berikutnya, maupun referensi bagi penyelenggaraan event-event pertandingan atau perlombaan olahraga lainnya, baik yang bersifat multi event maupun single event. *